L’organisation d’un afterwork parfait qui saura marquer l’esprit de vos équipes peut s’avérer être un challenge difficile à relever. Grâce à notre guide des questions à se poser lors de la planification de ce type d’événements, ce challenge se relèvera rapidement et naturellement.
1. Objectifs et Planification de l’Afterwork :
Commencez par vous questionner sur l’objectif de cet afterwork.
- Cet afterwork a-t-il un but professionnel ou est-il organisé dans l’unique but de créer une cohésion et une entente entre chacun des employés? Définir l’objectif de l’événement vous aidera à choisir le type d’ambiance à instaurer et facilitera la planification de l’événement quant aux différents choix à faire.
Où souhaiteriez-vous l’organiser?
- Le choix du lieu est inévitablement un des choix les plus déterminants quant au succès de l’événement. Réfléchissez à un lieu à l’image de votre secteur d’activité (voire notre article sur le lieu parfait pour chaque secteur d’activité) et pensez également à sa facilité d’accès.
Quand souhaiteriez-vous l’organiser?
- Comme son nom l’indique, l’afterwork se déroule souvent après (after) le travail (work)! Il est bien sûr préférable d’organiser un afterwork en fin de semaine, souvent le jeudi, le vendredi ne garantissant pas la présence de tout le monde celui-ci marquant le début du week-end.
Questionnez-vous sur la durée de l’événement.
- L’afterwork sera-t-il court et bref, uniquement basé sur l’aspect détente, ou avez-vous planifié des activités permettant de rallonger le moment?
- Interrogez vos employés sur leurs aspirations quant à l’événement, ciblez la demande et basez-vous sur les envies de chacun de sorte à plaire à tous!
2. Budget, Restauration, et Activités :
Quel sera le budget?
- Il est important de réfléchir à un budget qui sera réparti entre chacun des services incluant restauration, lieu, transport etc…
Boissons et nourriture: y’aura-t-il des boissons et de la nourriture? Si oui, quel type?
- Choisissez quelque chose de simple et de globalement apprécié. Alcool et softs, viande halal ou kasher, plats vegan, plats sans gluten…
- Évitez les plats contenant des allergènes et optez pour des apéritifs variés et appréciables de tous. En terme de boissons, il est important de garder sous contrôle la consommation d’alcool de chacun. Proposez un alcool moyennement fort ou mettez en place un service de cocktails avec ou sans alcool en décidant de la quantité d’alcool qui sera utilisé.
Avez-vous décidé de mettre en place animations et activités?
- Prévoyez-vous des activités spécifiques? Si oui, quel type d’activités correspondrait le plus à votre équipe? Mettez-vous à leur place et réfléchissez à leurs attentes.
3. Communication, Logistique et Après-Fête :
Comment prévoyez-vous de communiquer la mise en place de l’événement et par quels moyens vos invités seront-ils mis au courant?
- Propagez l’information de la meilleure des manières permettant de réunir le maximum de personnes. Réfléchissez à l’efficacité des différents moyens de communication allant d’un mail à une invitation papier.
Réfléchissez à toutes les problématiques de logistique: le son, l’éclairage, les transports… Comment comptez-vous vous organiser?
- Il est nécessaire de penser à la personne qui sera chargée de la coordination de tous ces aspects afin de vous faire profiter d’une soirée agréable.
Comment comptez-vous vous assurer de la venue de vos invités et par quels moyens comptez-vous les motiver?
- Réseaux sociaux, jeux, activités insolites, endroit attrayant et plus encore se chargeront d’attirer le plus de monde possible. Mettez en oeuvre un plan défini de sorte à toucher chaque personne de l’équipe en leur donnant envie de venir à l’afterwork et de profiter de leur soirée!
Comment comptez-vous gérer l’après-fête?
- Essayez de recueillir un maximum d’avis quant au déroulement et à l’organisation de l’événement et essayez de créer une envie que cela se répète chez vos employés.
Grâce aux réponses à ces questions, l’organisation de votre afterwork se fera plus facilement que vous ne le pensez! N’hésitez pas à faire appel à Infinity Luxe afin de profiter de nos services professionnels et consciencieux.
